La creación de presupuestos es una de las tareas más comunes y habituales que debemos realizar en todo tipo de empresa, y SuiteCRM nos puede ayudar en la elaboración, gestión y envío de los mismos.
Este completo software cuenta con un módulo especialmente diseñado para presupuestos, que nos va a permitir crear estos de manera elaborada, gracias al editor incluido en él. Además, el anexo nos permitirá almacenarlos para facilitar su posterior búsqueda y enviárselos al cliente vía mail tanto en formato PDF adjunto al correo como en formato HTML incrustado en el cuerpo del mensaje.
Ventajas de utilizar SuiteCRM para elaborar presupuestos
Como para otras tareas imprescindibles para el correcto desarrollo empresarial, SuiteCRM nos ayuda también en la elaboración de presupuestos, aportando una serie de beneficios que nos permiten realizar esta tarea de manera rápida y eficaz.
Estas son algunas de las funciones incluidas en este software:
- Acceso rápido a datos de clientes: SuiteCRM nos permite acceder a la información de los clientes, tanto potenciales como actuales, de manera inmediata. Esto nos facilita en gran medida la búsqueda de los datos
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necesarios para crear el presupuesto, sin que sea preciso teclear. Simplemente, tenemos que acceder a la ficha y consultar en ella. En segundos, podremos copiar los datos fiscales, nombres y apellidos o cualquier otra información que necesitemos incluir en el presupuesto.
Por otra parte, puesto que en esa ficha aparecen las interacciones previas llevadas a cabo con ese individuo en concreto, al acceder a ella en el momento de crear el presupuesto, podremos comprobar de inmediato si alguno de los agentes ha negociado con este usuario algún tipo de descuento o ha ofrecido alguna promoción especial. Tal vez se trate de un cliente que cuenta con algún privilegio diferente.
En cualquiera de estos casos, esta información es necesaria a la hora de elaborar un presupuesto, y tendremos acceso a ella en tiempo real
- Acceso rápido a catálogo de productos: de la misma manera, al poder acceder a través de SuiteCRM al catálogo de productos, soluciones o servicios de la empresa, resultará mucho más rápida la inserción de referencias, precios e incluso descripciones de la mercancía que el cliente haya solicitado.
Además, podremos acceder de manera directa al stock de almacén o a las circunstancias en las que se encuentre el producto concreto que debamos incluir. Estos datos nos serán tremendamente útiles para poder estimar los plazos de entrega o adelantarnos en caso de que se haya producido una rotura de stock o cualquier otro inconveniente.
- Disminución de errores: debido a la facilidad a la hora de trasladar información desde la base de datos de SuiteCRM al documento del presupuesto, los errores disminuyen considerablemente. Y esta reducción no solo se aplica en todo lo concerniente a los datos del cliente, sino, como hemos visto, en toda la información referente al producto o servicio que nos dispongamos a presupuestar.
- Envío inmediato: una vez realizado el presupuesto, SuiteCRM nos da también la posibilidad de diseñarlo, modificando la apariencia. Esta función es posible gracias al editor y las plantillas incluidas en el módulo de presupuestos. Cuando finalizamos la realización del mismo, el software nos permitirá enviarlo por correo electrónico, de forma inmediata y directa.
El módulo nos permite realizar este envío por email de dos maneras diferentes. Por un lado, podemos crear un documento en formato PDF y adjuntarlo al correo. Si preferimos no enviar un documento adjunto, SuiteCRM nos da la posibilidad de editarlo en HTML para que se pueda enviar incrustado en el cuerpo del mensaje.
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- Convertir presupuesto en pedido real inmediatamente: otra de las grandes ventajas de utilizar SuiteCRM a la hora de hacer presupuestos es que en el momento en el que el cliente lo apruebe, en el caso de que estemos en una visita, por ejemplo, podemos convertir ese presupuesto en un pedido real.
Esta función nos facilita una tramitación en tiempo real, de manera que se agiliza de manera considerable todo el proceso, reduciendo al máximo los tiempos y optimizando al máximo las tareas de los agentes.
- Archivo y búsqueda: por último, SuiteCRM nos permite archivar los presupuestos realizados, de manera que los podamos buscar más adelante. Esta búsqueda se puede personalizar en función de los criterios que más nos interesen en cada momento: por cliente, por fecha o por tipo de producto, entre otras posibilidades.
Además, los presupuestos enviados, tanto aquellos que han sido aceptados como los rechazados, se podrán consultar desde la ficha del cliente, de manera que podamos contar con la información en ellos a la hora de llevar a cabo nuevas interacciones. De este modo, no tendremos que acudir a otras vías para localizar estos datos, si no que tendremos acceso inmediato a ellos, y por lo tanto, de nuevo, reduciremos los tiempos necesarios para realizar este tipo de gestiones.
Todas estas ventajas que nos ofrece SuiteCRM a la hora de elaborar y gestionar presupuestos se traducen en una simplificación de las tareas financieras y administrativas. Y no solo eso, también notaremos una mayor agilidad en todos los procesos de ventas, algo que inevitablemente se traducirá en un aumento de los beneficios para la compañía.
